由于银行和企业的银行账项目在记账时间上的时间差,会计的银行账和出纳经管的银行账户的期末余额绝大多数是不相等的 。
这属于正常的现象。要使两者相等,需要做银行未达账项的调整工作。
一般银行方面也需要企业提供这一报表。这一工作是由出纳来完成的。
所谓未达账是指企业与银行对同一笔收付业务,因记账时间不同,一方已入账而另一方尚未入账的款项。末达账一般有四种情况:(1) 企业已收款入账,而银行尚未收款入账。
(2) 企业已付款入账,而银行尚未付款入账。(3) 银行已收款入账,而企业尚未收款入账。
(4) 银行已付款入账,而企业尚未付款入账。第1和第4种情况的发生将会使银行对账单存款余额小于企业银行日记账的存款余额账面数。
第2和第3种情况的发生将会使银行对账单存款余额大于企业银行日记账的存款余额账面数。从未达账的性质可以知道:企业的银行存款的正确余额(CBBD-Correct Balance of Bank Deposit)的计算公式应为:CBBD=企业银行日记账余额+银行已收企业未收款-银行已付企业未付款 (式4.3.1)或:CBBD=银行对账单余额+企业已收银行未收款-企业已付银行未付款 (式4.3.2)这是银行存款清查的理论依据。
银行存款余额调节表(Information for Bank Reconciliation)为了防止记账发生差错,正确掌握银行存款的实际余额,“银行存款日记账”应定期与“银行对账单”核对,至少每月核对一次。月度终了,企业账面余额与银行对账单余额之间如有差额,必须逐笔查明原因进行处理,并按月编制“银行存款余额调节表”调节相符。
编制银行存款余额调节表的步骤如下:(1)企业收到银行对账单后,应以企业银行存款日记账的账面收支数为基础,与银行对账单的收支数逐笔核对。凡是核对无误的在双方标以[*]号。
将未标[*]号的记录过滤出来就是未达账。(2)将银行存款日记账的余额填入银行存款余额调节表的左边第一行,将银行对账单的余额填入银行存款余额调节表的右边第一行。
见表4.3.1。(3)将未达账按四种类型分别填入银行存款余额调节表的相应栏目,见表4.3.1。
(4)将记录的四种未达账按式4.3.1和4.3.2分别计算双方的余额,将结果填入表中的最底下的两边。如果两者相等,则表明企业和银行双方记账无误。
否则应对未达账逐笔进行清查,直到查出原因为止。编制银行存款余额调节表调整所得的余额就是企业银行存款应有的实际余额。
3案例例4.3.4金海公司收到银行2000年11月的对账单,余额为84200元,而公司当月银行存款日记账余额为83300元,经逐笔核对后,查出有几笔未达账项。(1)公司收到客户交来的转账支票计11800元,当即填具进账单存入银行,但银行尚未入账。
(2)公司已签发支票给李强提现1000元,李强还未去银行办理提现手续。(3)银行收到某客户汇来的款12500元,公司未接到收账通知。
(4)银行扣除公司短期借款利息800元,但公司尚未收到扣款通知。 根据以上资料编制的“银行存款余额调节表”见下表 。
银行对账单余额 84200加:企业已收银行未收的款 11800减:企业已记付银行未记付的款 1000调节后的银行存款余额 95000企业银行日记账余额 83300加:银行已记收企业未记收的款 12500减:银行已付企业未付的款 800调节后企业的存款余额 95000。