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智能文档的整个使用过程中是特别有效的。例如，你的公司可能会有一个过程，填写员工年度评审表，你可以使用一个用微软Word模板。如果你变换模板为智能文档，它可以连接到数据库，自动填写一些必要的信息（例如，您的姓名，员工编号，经理的名字，等等）。当表完成，智能文档显示一个按钮，可以让你转移表，下一步的处理。因为智能文档知道谁是你的经理，它可以自动传输文件的那个人而且，不管是谁处理智能文档一个智能文档知道它在评审过程中的哪个阶段，下一步该做什么。
智能文档可以帮助您重用内容。例如，律师可以使用现有的示例文件编写合同，而记者可以插入作者的行和其他常用文本。
智能文档可以更容易地共享信息。他们可以与各种数据库和使用微软的BizTalk Server跟踪工作流交互。他们还可以与其他微软Office应用程序进行交互。例如，你可以使用一个智能文档发送电子邮件通过微软Outlook不留文件或启动Outlook。
智能文档创建和发布由开发商和信息技术（IT）的专家，看看是否有一个XML扩展包（XML扩展包：一套通过XML格式的清单文件，管理文件添加功能到微软Word或Excel文档由微软指定自定义的显示或操作）添加到Word文档（。工具菜单，，，，模板和加载项命令项，XML扩展包，，标签），你可以判断你的Word文档是智能文档。
注意：除了将Word文档保存为XML的Word XML模式之外，其他XML函数只能在微软Office 2003和独立的微软Office Word 2003中使用。
一个XML扩展包中包含多个组件，包括可扩展标记语言（XML）（可扩展标记语言（XML）：标准的标记语言（SGML）是一种浓缩的形式，开发人员可以使用它来创建一个自定义标签，它提供了灵活的组织和提供信息。）文件和引用的列表组件。当你打开一个文件附加到一个XML扩展包，字也将开放文档操作任务窗格。任务窗格中可能包含的需要以及使用智能文档的帮助完成任务的工具。通过智能文档提供特定的功能取决于在开发人员或IT专家来创建文档。
如果你没有开发或资源，你可以下载一个第三方创建的智能文档。如果你是一个开发者，想知道创造智能文档的详细信息，请参阅智能文档的软件开发工具包在微软开发者网络（MSDN）网站。
注意：当您第一次尝试使用智能文档时，您可能会看到错误信息，它告诉您需要安装通用语言运行时组件或需要其他版本的组件。