一、制作凭证模板 启动Excel,仿照记帐凭证样式,在Sheet1中制作一张空白记帐凭证。
二、输入明细项目 为了规范明细项目的内容,我们利用数据有效性规则,制作成下拉菜单样式。 1, 切换到Sheet2工作表,在A列中依次输入一级会计科目名称;然后分别将二级科目或明细科目名称输入到一级科目相应的行中。
2, 同时选中B1至H1(具体区域请根据实际情况确定),将鼠标定位到“名称栏”中,输入如“公务经费”后,回车进行确认。 3, 重复第2步操作,将有关区域分别命名为有关一级科目名称;并将A1至An区域命名为“一级科目”。
4, 切换到Sheet1工作表,选中A1至A11区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,按“允许”右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中,选择“序列”,然后在“来源”下面的方框中输入“=一级科目”,按确定返回。 5, 同时选中B7至B11区域,仿照第4步,打开“数据有效性”对话框,选中“序列”项,并在“来源”栏中输入“=INDIRECT(A7)”。
以后,只要点击A1至A11中任意一个单元格,就会出现一个下拉列表,可以从中选择“一级科目”内容,并回车确认。 在A列的某个单元格确认“一级科目”内容后,点击B列相应的单元格,也会出现一个下拉列表,从中选择相应的“二级科目”或明细科目内容。
三、实现特殊效果 填写凭证时最难的一个问题是:“金额”分散在多个单元格中,如果一个一个地输入,需要多次切换单元格,既麻烦又容易出错,我们用下面的方法,实现“一次输入,分散填充”的效果。 1, 分别选中E6至N6单元格(即:千、百、十、万、千、百、十、元、角、分各栏),输入数值10,000,000、1,000,000、100,000、10,000、1,000、100、10、1、0。
1、0。01;分别选中相应的金额单元格,输入上述系列数值。
2, 选中E7单元格,输入公式“=IF(OR($Z7="",INT($Z7/E$6)=0),"",RIGHT(INT($Z7/E$6),1)”。 3, 再次选中E7单元格,当鼠标移至该单元格右下角成细十字线状时(填充柄),按住左键,向右推拉至N7单元格,再向下拖拉至N12单元格(即:需在“借方或贷方”录入金额的单元格内),将上述公式复制到拖拉过的单元格区域内。
4, 分别选中Z12和AA12单元格,输入公式“=SUM(Z7:Z11”、“=SUM((A7:AA11)”,用于计算“小计”项。 以后,只要在Z7至Z11或AA7至AA11单元格中一次性输入数值,如:123456,则相应的数值就会补分散填充到E列至N列或O列至X列相应的单元格中,同时在E12至N12或O12至X12单元格中显示出小计的数值。
四、打印凭证 在打印记账凭证时,第6行Z列和AA列的内容不能打印出来,我们用“视图管理器”来实现快速打印。 1, 执行“视图→视图管理器”对话框,单击“添加”按钮,打开“添加视图”对话框,输入一个名称,如“输入界面”,按“确定”退出。
2, 选中第6行,执行“格式→行→隐藏”命令,将它隐藏起来,同时选中Z列和AA列,执行“格式→列→隐藏”命令,将它隐藏起来。 3, 再次打开“视图管理器”对话框,添加一个“打印界面”视图。
以后需要输入时,打开“视图管理器”对话框,双击“输入界面”选项,即可以进行数据的输入;需要打印时,只要打开“视图管理器”对话框,双击“打印界面”选项,然后执行打印操作。