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当使用词的下一代版本打开XML数据文件，软件会自动分析文件的结构和强调XML标记的显示。用户还可以编辑并保存为XML文件。此外，如果用户想要一个新的XML文件，你可以使用预定义的文件结构，文件的结构进行了提前与XML架构。看完上面的内容的话，就可以显示一个列表，可以使用标签。单击列表可以插入标签里面的文件。此外，在Excel中，标记可分为任意单元，用户只需要选择要分为可使用的标签列表的标记，和拖放操作执行单元上的配额，然后，如果打开与文件结构相同的XML文件，标签中描述的数值将自动进入相应的单元。
然而，它是手动定义文件的结构由用户很麻烦，和InfoPath的作用是简化工作。该工具的开发代码是XDocs。使用InfoPath，你能做的就是类似于一线员工日常报表数据一定规格的输入格式。用户只需要从列表中选择列表框和文件列做拖动和拖放操作。元素可以自动地与XML的标记和输出文件的结构有关。使用这个格式，内容可以保存在XML的形式在实际数据输入。
Office 11可以以XML的形式保存上述不同的应用软件数据，其优点是可以集成独立的数据。（Yokoi Nobuko，市场营销，办公产品部、微软产品营销部长）。如果你的数据保存在不同的格式，在一个公司内部的不同的服务器，它是很难搜索信息或与他人共享数据。如果数据格式统一为XML，数据可以被重复使用在不同的应用程序之间。
此外，Office 11还增加了一个产品叫onenote.onenote不是文件，而是一个国家打开一个记事本在启动。使用OneNote，用户可以自由输入或粘贴文本，在任何位置的图像和声音数据。如果你使用的平板电脑，如用手写文字输入功能的终端，你可以进入手写的话。因为手写文本存储在文本里面的数据格式，它可以作为文件搜索的对象。